COSTEAR Y COMPRAR
Orden de compra: qué debe llevar y por qué te protege con el proveedor
Qué es una orden de compra, qué debe llevar y en qué momento se manda. Con condiciones listas para copiar a tu formato de orden de compra.
Qué es una orden de compra y qué lleva
- FolioOC-0231, ligada a la venta COT-0412
- ProveedorRazón social, RFC, contacto
- PartidasDescripción, cantidad, unidad, precio
- TotalSubtotal + IVA, moneda
- EntregaFecha, lugar, quién recibe
- CondicionesPago, calidad, retrasos
- AutorizóNombre y fecha
Tu formato de orden de compra puede vivir en Excel o en Word. Lo que importa es el folio y que nadie compre sin uno.
En qué momento entra
- Cotización del proveedorCompárala con otras
- AutorizaciónSegún el monto
- Orden de compraFolio, precio y fecha
- Aceptación"Recibida y aceptada" por escrito
- RecepciónSe cuenta contra la OC
- FacturaDebe citar la OC y coincidir
Antes de la OC: el cuadro comparativo de proveedores y la autorización de compras. Después: el control de facturas de proveedores.
Condiciones para copiar
Ajusta los corchetes a tu operación. En compras grandes, que tu abogado revise las penalizaciones.
Sin OC vs. con OC
Sin orden de compra
- "Me dijiste $1,800" — "No, era $1,950"
- Llega incompleto y pagas completo
- Facturas que nadie reconoce
- No sabes cuánto compraste por venta
Con orden de compra
- Precio escrito y aceptado
- Recibes contra la OC
- Cada factura cita su OC
- Cada OC ligada a su cotización
Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve una orden de compra?
Una orden de compra deja por escrito el precio, la cantidad y la fecha de entrega que pactaste con el proveedor. Sin ella, si hay diferencias, manda la factura del proveedor.
¿Quién hace la orden de compra, el cliente o el proveedor?
La hace quien compra y se la manda al proveedor, que la acepta por escrito. Después, la factura del proveedor debe citar el folio de esa OC.
¿Qué diferencia hay entre una orden de compra y una factura?
La orden de compra la haces tú para pedir; la factura (CFDI) la emite el proveedor para cobrarte. Antes de pagar, la factura debe coincidir con la OC y con lo que recibiste.
¿Puedo hacer una orden de compra en Excel?
Sí, tu formato de orden de compra puede vivir en Excel o en Word. Lo que importa es que cada una tenga folio y que nadie compre sin uno.
Para costear y comprar sin perder margen: guía de costeo y compras.