GUÍA
Del primer costo al último pago: cómo una PyME controla cotizaciones, compras y cobranza en un solo lugar
Tu dinero no se pierde en un paso: se pierde entre pasos. El ciclo completo de una empresa que cotiza, en un solo diagrama.
El ciclo
- CostearCuánto te cuesta
- ValidarAlguien revisa el margen
- CotizarFolio, vigencia, condiciones
- SeguirHasta un sí o un no
- EntregarComprar y entregar
- CobrarHasta que entre el pago
Dónde se pierde el dinero
Hoy: 7 archivos
- Costo en un Excel
- Cotización "final v3" en Word
- Seguimiento en el WhatsApp del vendedor
- OC en el correo de compras
- Cobranza en la cabeza de alguien
En un solo expediente
- Costo, cotización y compra juntos
- Versiones con folio
- Cada cotización con siguiente paso
- Cobranza ligada a la venta
- Cualquiera ve en qué va
Prueba de 5 minutos: toma una venta del mes pasado y busca su costo, la versión que firmó el cliente, la orden de compra y el pago. ¿Más de 3 archivos o 2 personas? Ahí se te va el dinero.
Las 2 preguntas que lo dicen todo
¿Cuánto cotizamos?esta semana, y cuánto sigue sin respuesta
¿Cuánto nos deben?hoy, y cuánto ya está vencido
Si contestarlas tarda más de 10 segundos, la información existe pero está repartida.
- Para la primera: cómo hacer una cotización.
- Para la segunda: cuentas por cobrar.
Así se ve cuando todo está en un lugar
¿Cuánto nos deben hoy?
Te deben $1,284,300 en 17 facturas. $312,000 ya están vencidos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de cotizaciones?
Un sistema de cotizaciones es un solo lugar donde la empresa costea, cotiza, da seguimiento, compra y cobra cada venta. Su valor no es el PDF: es que costo, versiones, órdenes de compra y pagos queden en un mismo expediente.
¿Sirve Excel como sistema de cotizaciones?
Excel sirve al principio, pero cuando cada paso vive en un archivo distinto el dinero se pierde entre pasos. Si para revisar una venta necesitas más de 3 archivos o 2 personas, ya te quedó chico.
¿Qué pasos sigue una empresa que cotiza?
Son 6 pasos: costear, validar el margen, cotizar, dar seguimiento, entregar y cobrar. Cada uno usa los datos del anterior.
¿Cómo saber si mi empresa necesita un software para cotizar?
Si no puedes contestar en 10 segundos cuánto cotizaste esta semana y cuánto te deben hoy, tienes la información repartida. Esa es la señal.