COSTEAR Y COMPRAR
Quién autoriza qué: un flujo de aprobación de compras para una empresa de 10 a 50 personas
Un flujo de autorización de compras para empresas de 10 a 50 personas: matriz de montos, quién aprueba cada nivel y qué hacer con las urgencias.
Quién autoriza las compras: la matriz
- Hasta $5,000Quien compra, dentro del costeo de la venta
- $5,001 – $50,000Jefe de compras o de área
- $50,001 – $250,000Director de operaciones
- Más de $250,000Director general
- Fuera de presupuestoDirector general, sin importar el monto
Ajusta los montos a tu tamaño. Una buena señal: el primer nivel resuelve solo la mayoría de las compras del día a día.
El flujo de aprobación
- SolicitudQué, cuánto y para qué venta
- Comparativo3 cotizaciones si pasa de $50,000
- AutorizaciónSegún la matriz
- Orden de compraCon folio y nombre de quien autorizó
- PagoSolo contra OC autorizada
El comparativo se arma con un cuadro comparativo de proveedores; la autorización queda escrita en la orden de compra.
Control interno de compras: lo que evita problemas
Así no
- "Lo autorizó por WhatsApp, creo"
- Partir una compra en 3 para no pedir firma
- Quien autoriza también paga
- Urgencia = sin control
Así sí
- Autorización con nombre y fecha
- Se suma por proveedor y venta
- Quien autoriza no es quien paga
- Urgencia: se compra y se autoriza en 24 h
Política lista para copiar
Pregúntale por WhatsApp
¿Qué compras están esperando mi firma?
3 órdenes por $318,400. La mayor: OC-0244, $212,000 de acero para Constructora Arista, con comparativo de 3 proveedores.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe aprobar las compras en una empresa pequeña?
Depende del monto: con una matriz de montos, quien compra autoriza lo chico y el director general solo lo grande o lo que está fuera de presupuesto. Así el director no frena la operación firmando todo.
¿Qué es una matriz de autorización de compras?
Es una tabla que dice quién aprueba según el monto de la compra, sin IVA. Por ejemplo: hasta $5,000 quien compra, hasta $50,000 el jefe de área, hasta $250,000 operaciones y más arriba el director general.
¿Qué hacer con una compra urgente sin autorización?
Se compra con aviso por escrito y se regulariza en 24 horas. La urgencia no elimina el control, solo lo pospone un día.
¿Por qué quien autoriza una compra no debe pagarla?
Porque si la misma persona aprueba y paga, nadie revisa la compra. Por la misma razón no se permite partir una compra en varias para no pedir firma.
Para costear y comprar sin perder margen: guía de costeo y compras.