COTIZAR
Factura proforma, cotización o presupuesto: cuál mandar y cuándo
Qué es una factura proforma, qué es una cotización y en qué se distinguen de un presupuesto: cuál te compromete y cuál mandar en cada momento.
La diferencia entre cotización y presupuesto, en una tabla
| Presupuesto | Cotización | Proforma | |
|---|---|---|---|
| Para qué | Saber si le alcanza | Decidir y aceptar | Pagar antes de facturar |
| Precio | Aproximado | Firme | El de la cotización aceptada |
| Vigencia | Corta o ninguna | Fija (ej. 15 días) | Hasta el pago |
| ¿Te compromete? | Poco | Sí, si la acepta | Sí |
| ¿Validez fiscal? | No | No | No |
Qué es una cotización, en una frase: tu oferta en firme. Solo el CFDI que emites después tiene validez fiscal.
Qué es una factura proforma
- Leyenda"Factura proforma, sin validez fiscal"
- Datos del clienteRazón social y RFC, como irán en el CFDI
- Partidas y totalLos de la cotización aceptada
- Qué pagarMonto del anticipo, banco y CLABE
Una factura proforma es un borrador de factura que mandas cuando el cliente ya aceptó, para que su área de pagos programe el anticipo. El CFDI llega después.
Cuál mandar según el momento
- PresupuestoRango aproximado, en 24 horas
- CotizaciónAlcance claro: precio firme, folio y vigencia
- ProformaYa aceptó y pide algo para pagar el anticipo
- Factura (CFDI)El documento fiscal; cómo facturar el anticipo, con tu contador
Cada documento hereda los datos del anterior. Si los vuelves a capturar, alguno va a cambiar.
Los errores que salen caros
Así no
- "Presupuesto" con precio exacto y sin vigencia
- Mandar la proforma como si fuera cotización
- Creer que la proforma se puede deducir
Así sí
- "Aproximado, ±15%" o cotizar en firme
- La proforma va después del sí
- Solo el CFDI cuenta ante el SAT
En cotización vs. presupuesto, lo que importa es si te comprometes con el precio. Si no estás listo, dilo por escrito.
Leyendas para copiar
La cotización en firme lleva todo lo de un buen formato de cotización, y si el cliente pide cambios, una versión nueva.
Preguntas frecuentes
¿Qué conviene mandar, un presupuesto o una cotización?
Depende del momento: el presupuesto da un precio aproximado para saber si al cliente le alcanza, y la cotización fija un precio en firme con folio y vigencia. Si aún no tienes claro el alcance, manda presupuesto.
¿Una cotización tiene validez fiscal?
No, una cotización no tiene validez fiscal: es tu oferta en firme y te compromete si el cliente la acepta. El documento fiscal es el CFDI que emites después.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un borrador de factura que se manda cuando el cliente ya aceptó, para que pague un anticipo. No es un CFDI ni tiene validez fiscal.
¿Se puede deducir una factura proforma?
No: ante el SAT solo cuenta el CFDI, y la proforma es un documento informativo. Cómo facturar el anticipo, confírmalo con tu contador.
¿Cuál es la diferencia entre factura proforma y cotización?
La cotización es tu oferta en firme para que el cliente decida; la factura proforma va después del sí, con los datos de la cotización aceptada, para que pague un anticipo. Ninguna de las dos es un CFDI.
Vuelve a la guía completa: cómo hacer una cotización.