COTIZAR
“Mándame la versión 4”: cómo controlar folios y versiones sin perder cuál firmó el cliente
Un folio por venta y una versión por cambio: el control de cotizaciones que evita comprar y facturar con la versión equivocada.
Un folio de cotización por venta
Así no
- cot_grupo_norte_FINAL.xlsx
- cot_grupo_norte_FINAL_rev.xlsx
- cot_grupo_norte_FINAL_ya.xlsx
Así sí
- COT-0412 v1
- COT-0412 v2
- COT-0412 v3 ✓ aceptada
El folio dice de qué venta hablas. La versión dice en qué punto de la negociación.
La regla para numerar
Con varios vendedores, no pongas iniciales en el folio: si uno se va, sus cotizaciones se quedan.
El historial que gana discusiones
- 3 oct · v1$482,000 · 40 piezas con instalación
- 8 oct · v2$455,500 · sin instalación
- 11 oct · v3 ✓$461,200 · 42 piezas, entrega en 2 etapas
Cuando el cliente diga "habíamos quedado en otro precio", abres el historial y ahí está. Los cambios en una cotización son parte de la venta; perder el rastro no.
Qué pasa cuando el cliente acepta
- v3 aceptadaSe congela: nadie la vuelve a editar
- Orden de compraCon las cantidades de la v3
- FacturaPor el monto de la v3, no de la v2
El error clásico: compras con la v2 y facturas con la v3. El control de cotizaciones existe para eso.
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¿Cuál versión aceptó Grupo Norte?
La v3 de la COT-0412, el 11 de octubre: $461,200 más IVA, entrega en 2 etapas. La v2 era de $455,500.
Cada versión nueva reinicia el seguimiento de la cotización, y el folio va en el encabezado de tu formato de cotización.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el folio de una cotización?
El folio es el número consecutivo que identifica una venta, por ejemplo COT-0412. Nunca se reinicia ni se reutiliza; los cambios se marcan como versión: v1, v2, v3.
¿Cómo numerar las cotizaciones?
Usa COT- más un consecutivo de 4 dígitos de la empresa, sin iniciales del vendedor. Cada cambio que recibe el cliente sube la versión: COT-0412 v1, v2, v3.
¿Se puede modificar una cotización ya enviada?
No la edites: crea una versión nueva con el cambio de precio, cantidades, partidas o condiciones. Una corrección antes de enviarla no cuenta como versión.
¿Con qué versión de la cotización se factura?
Con la que aceptó el cliente, que se congela y ya nadie edita. De esa misma versión salen la orden de compra y la factura.
Vuelve a la guía completa: cómo hacer una cotización.