DEJAR EXCEL
Qué es un CRM y qué es un ERP, explicado con una empresa de 20 personas
Qué es un CRM, qué es un ERP, en qué se diferencian y cuándo conviene software a la medida. Con el ejemplo de una distribuidora de 20 personas.
Qué es un CRM y qué es un ERP
CRMVender: prospectos, seguimiento, embudo
ERPAdministrar: contabilidad, inventario, facturación
Un CRM (gestión de la relación con clientes) es un software para vender: registra prospectos, cotizaciones y seguimientos para que ninguna venta se olvide. Un ERP (planificación de recursos empresariales) es un software para administrar: contabilidad, inventario, compras y facturación en un solo sistema.
CRM vs. ERP en una tabla
| CRM | ERP | A la medida | |
|---|---|---|---|
| Para qué | Que ninguna venta se olvide | Que los números cuadren | Tu proceso tal cual |
| Quién lo usa | Ventas | Administración y contador | Quien toque el proceso |
| Cómo cobra | Por usuario al mes | Licencias + implementación | Proyecto o renta mensual |
| Arranque | Días | Semanas o meses | Semanas |
| Riesgo | Ventas lo deja de usar | Se usa solo para facturar | Depender de quien lo hizo |
Comercial del Valle, 20 personas
Distribuidora B2B: 6 vendedores, 2 en compras, 3 en administración, 8 en almacén y entrega, y el director.
- Costea y cotizaCRM: a medias · ERP: a medias
- Da seguimientoCRM: sí · ERP: no
- Compra al proveedorCRM: no · ERP: sí
- EntregaCRM: no · ERP: sí, si llevas inventario
- CobraCRM: no · ERP: factura, pero el seguimiento es manual
Por eso tantas empresas terminan con un ERP para facturar, un CRM que nadie llena y Excel en medio.
Cómo cobra cada uno
Por usuarioCRM: si almacén y cobranza también entran, pagas 20 licencias
ImplementaciónERP: el costo grande es configurarlo y capacitar
Renta fijaA la medida en renta: mismo precio con 5 o con 50 usuarios
El software a la medida sale más caro que un CRM para 5 personas, y puede salir más barato que 20 licencias. Haz la cuenta con tu equipo completo.
Cuál elegir
- Se te olvidan prospectos y seguimientosCRM
- Tu contador sufre con inventario y facturasERP
- Lo que se pierde está entre cotizar y cobrarA la medida o un tablero bien armado
- Son menos de 5 personasExcel bien ordenado todavía alcanza
No son excluyentes: es normal tener un ERP para contabilidad y otra herramienta para la operación. Pregunta siempre si los datos se pueden exportar; si un día cambias, son tuyos.
Si aún dudas de que haga falta, revisa cuándo dejar Excel; si ya usas un tablero, compara alternativas a Monday.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un CRM?
Es un software para vender: registra prospectos, seguimientos y el embudo para que ninguna venta se olvide. Lo usa el equipo de ventas y suele cobrar por usuario al mes.
¿Qué es un ERP?
Es un software para administrar: contabilidad, inventario, compras y facturación, para que los números cuadren. Lo usan administración y el contador, y el costo grande suele ser la implementación.
¿Cuál es la diferencia entre un CRM y un ERP?
El CRM sirve para vender (prospectos y seguimiento) y el ERP para administrar (contabilidad, inventario y facturación). Ninguno cubre bien el tramo de la cotización al cobro, donde muchas PyMEs pierden dinero.
¿Cuándo conviene un software a la medida?
Cuando lo que se pierde está entre cotizar y cobrar, o cuando pagarías muchas licencias por usuario: en renta, cuesta lo mismo con 5 que con 50 usuarios. Pide siempre que tus datos se puedan exportar.
¿Qué es un CRM y para qué sirve en una PyME?
Un CRM es un software para vender: guarda prospectos, cotizaciones y seguimientos de cada cliente. En una PyME sirve para que ninguna cotización se quede sin seguimiento y para ver el embudo de ventas en un solo lugar.
Vuelve a la guía completa: cómo elegir un sistema para PyMEs.