DEJAR EXCEL
Cómo organizar los archivos de tu empresa en Google Drive (estructura lista para copiar)
Cómo organizar archivos en Google Drive para empresas: unidades compartidas, una carpeta por cliente y venta, nombres con fecha y folio.
Unidad compartida, no "Mi unidad"
Mi unidad
- Los archivos son de quien los subió
- Si el empleado se va, hay que rescatarlos
- Cada quien comparte carpetas a su manera
Unidad compartida
- Los archivos son de la empresa
- Se quedan aunque se vaya
- Permisos por equipo, en un solo lugar
Google Drive para empresas incluye unidades compartidas en todos los planes de Workspace, Business Starter incluido (con menos controles de permisos).
La estructura
Crea estas carpetas de una vez. Cada línea es una ruta:
La carpeta de la venta lleva el folio de la cotización: así cualquiera encuentra todo lo de esa venta sin preguntar.
Nombres de archivo
Así no
- cotizacion final.pdf
- factura.pdf
- fotos obra
Así sí
- 2026-10-13 COT-0412 v3 Grupo Norte.pdf
- 2026-10-20 F-1234 Aceros del Bajío.pdf
- 2026-10-27 Entrega Bodega Monterrey
La fecha al inicio ordena todo cronológicamente; el folio conecta el archivo con la venta.
Quién ve qué
- Unidad "Clientes"Ventas, compras y administración: Administrador de contenido
- Unidad "Administración"Solo administración y director
- Unidad "Plantillas"Todos como Lector; solo uno edita
Pocas unidades, permisos por equipo y nunca compartas con correos personales.
Lo que se firma en línea también va aquí: ve cómo hacerlo con firma electrónica de documentos. Si las carpetas ya no te alcanzan para saber en qué va cada venta, revisa cuándo dejar Excel.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre Mi unidad y una unidad compartida en Google Drive?
En Mi unidad los archivos son de quien los subió; en una unidad compartida son de la empresa y se quedan aunque el empleado se vaya. Además, los permisos se manejan por equipo en un solo lugar.
¿Las unidades compartidas vienen en todos los planes de Google Workspace?
Sí, todos los planes de Workspace las incluyen, Business Starter también, aunque ahí con menos controles de permisos.
¿Cómo nombrar archivos para que se ordenen solos?
Empieza con la fecha en formato AAAA-MM-DD, luego el folio y una descripción corta, por ejemplo "2026-10-13 COT-0412 v3 Grupo Norte.pdf". La fecha al inicio ordena cronológicamente y el folio liga el archivo con su venta.
¿Cómo organizar las carpetas de una empresa en Google Drive?
Una carpeta por cliente y, dentro, una por venta con el folio de su cotización, dividida en cotización, compras, entrega y facturas. Aparte van proveedores, administración, plantillas y archivo.
Parte de la guía cómo elegir un sistema para PyMEs.