COBRAR
Documentos por cobrar: cuándo pedir un pagaré y cómo registrarlo
Qué son los documentos por cobrar, en qué se distinguen de una cuenta por cobrar, cuándo pedirle un pagaré a un cliente y cómo registrarlo.
Documentos por cobrar vs cuentas por cobrar
Cuenta por cobrar
- Respaldo: factura y orden de compra
- Plazo: tus días de crédito
- Si no paga, demuestras venta y entrega
- Intereses solo si los pactaste aparte
Documento por cobrar
- Respaldo: pagaré firmado por el cliente
- Plazo: fecha de vencimiento escrita
- El pagaré es la prueba: juicio ejecutivo
- Interés moratorio escrito en el pagaré
En el balance van juntas como "cuentas y documentos por cobrar". Si el plazo pasa de 12 meses, se separan como documentos por cobrar a largo plazo.
Cuándo pedir un pagaré
- Pide plan de pagosAceptas 3 pagos de $28,000 a 30, 60 y 90 días
- Antes del primer pagoFirma 3 pagarés, uno por pago
- Cada vencimientoCobras y le devuelves el pagaré pagado
- Si uno no se pagaTu abogado demanda con ese pagaré
Otros dos casos donde conviene: un pedido grande a crédito y un cliente nuevo sin historial de pagos.
Lo que debe decir el pagaré
La Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito (art. 170) pide seis datos. Revisa cada pagaré antes de recibirlo:
La acción para cobrarlo prescribe en tres años desde el vencimiento (art. 165). No lo guardes en un cajón.
Cómo registrarlo
El pagaré no es una venta nueva: solo cambia de cuenta un saldo que ya existía.
| Momento | Cargo | Abono | Monto |
|---|---|---|---|
| Arista firma los 3 pagarés | Documentos por cobrar | Clientes | $84,000 |
| Paga el primero | Bancos | Documentos por cobrar | $28,000 |
Tu contador hace el asiento; en tu control de cobranza, agrega una fila por pagaré con su propia fecha de vencimiento, como en la hoja de cuentas por cobrar en Excel.
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¿Qué pagarés vencen este mes?
Uno: Constructora Arista, $28,000, vence el 15 de noviembre. Los otros dos vencen en diciembre y enero.
Preguntas frecuentes
¿Qué son los documentos por cobrar?
Son deudas de clientes respaldadas por un título de crédito firmado, casi siempre un pagaré. A diferencia de una cuenta por cobrar, que solo tiene la factura, se pueden cobrar por vía ejecutiva.
¿Cuál es la diferencia entre cuentas y documentos por cobrar?
La cuenta por cobrar nace de la factura a crédito. El documento por cobrar existe cuando el cliente además firma un pagaré con fecha de vencimiento. El monto es el mismo; cambia el respaldo.
¿Qué son los documentos por cobrar a largo plazo?
Los pagarés que vencen en más de 12 meses. En el balance se separan de los de corto plazo porque no se convertirán en efectivo durante el año.
¿Cuándo conviene pedirle un pagaré a un cliente?
Cuando pide un plan de pagos por un saldo vencido, en un pedido grande a crédito o con un cliente nuevo sin historial. Uno por cada pago acordado.
Para llevar el control de todo lo que te deben: cuentas por cobrar en Excel.