# “Mándame la versión 4”: cómo controlar folios y versiones sin perder cuál firmó el cliente

> Un folio por venta y una versión por cambio: el control de cotizaciones que evita comprar y facturar con la versión equivocada.

Fuente: https://usetratto.com/blog/versiones-de-cotizacion/ · Actualizado: 2026-10-13

- **Un folio por venta, una versión por cambio**: COT-0412 v1, v2, v3.
- Nunca edites una versión que ya mandaste: **crea la siguiente**.
- Marca **cuál aceptó** el cliente; de esa salen la compra y la factura.

## Un folio de cotización por venta

- Así no — Así sí
- cot_grupo_norte_FINAL.xlsx — COT-0412 v1
- cot_grupo_norte_FINAL_rev.xlsx — COT-0412 v2
- cot_grupo_norte_FINAL_ya.xlsx — COT-0412 v3 ✓ aceptada

El folio dice de qué venta hablas. La versión dice en qué punto de la negociación.

## La regla para numerar

> Folio: COT-[consecutivo de 4 dígitos], por ejemplo COT-0412. El consecutivo es de la empresa, nunca se reinicia ni se reutiliza. Versión: empieza en v1 y sube cada vez que el cliente recibe un cambio de precio, cantidades, partidas o condiciones. Una corrección antes de enviarla no es versión nueva.

Con varios vendedores, no pongas iniciales en el folio: si uno se va, sus cotizaciones se quedan.

## El historial que gana discusiones

**COT-0412 · Grupo Norte**
- 3 oct · v1 — $482,000 · 40 piezas con instalación
- 8 oct · v2 — $455,500 · sin instalación
- 11 oct · v3 ✓ — $461,200 · 42 piezas, entrega en 2 etapas

Cuando el cliente diga "habíamos quedado en otro precio", abres el historial y ahí está. Los cambios en una cotización son parte de la venta; perder el rastro no.

## Qué pasa cuando el cliente acepta

- v3 aceptada — Se congela: nadie la vuelve a editar
- Orden de compra — Con las cantidades de la v3
- Factura — Por el monto de la v3, no de la v2

El error clásico: compras con la v2 y facturas con la v3. El control de cotizaciones existe para eso.

- Pregunta: ¿Cuál versión aceptó Grupo Norte?
- La **v3** de la COT-0412, el 11 de octubre: **$461,200** más IVA, entrega en 2 etapas. La v2 era de $455,500.

Cada versión nueva reinicia el [seguimiento de la cotización](/blog/seguimiento-de-cotizaciones/), y el folio va en el encabezado de tu [formato de cotización](/blog/formato-de-cotizacion/).

## Preguntas frecuentes

**¿Qué es el folio de una cotización?**
El folio es el número consecutivo que identifica una venta, por ejemplo **COT-0412**. Nunca se reinicia ni se reutiliza; los cambios se marcan como versión: v1, v2, v3.

**¿Cómo numerar las cotizaciones?**
Usa **COT- más un consecutivo de 4 dígitos** de la empresa, sin iniciales del vendedor. Cada cambio que recibe el cliente sube la versión: COT-0412 v1, v2, v3.

**¿Se puede modificar una cotización ya enviada?**
No la edites: **crea una versión nueva** con el cambio de precio, cantidades, partidas o condiciones. Una corrección antes de enviarla no cuenta como versión.

**¿Con qué versión de la cotización se factura?**
Con la que **aceptó el cliente**, que se congela y ya nadie edita. De esa misma versión salen la orden de compra y la factura.

Vuelve a la guía completa: [cómo hacer una cotización](/blog/como-hacer-una-cotizacion/).