# Excel, CRM, ERP o un sistema a la medida: cómo elegir sin tirar dinero

> Qué resuelve cada opción, cuánto cuesta de verdad y un test de 2 minutos para elegir un sistema para tu PyME sin tirar dinero.

Fuente: https://usetratto.com/blog/sistema-para-pymes/ · Actualizado: 2026-10-13

- No hay un **sistema para PyMEs** que sirva para todas: depende de **dónde se te pierde el dinero**.
- Excel, CRM, Monday, ERP y a la medida resuelven **problemas distintos**.
- Antes de comprar, contesta el **test de 2 minutos** de abajo.

## Las 5 opciones, de menos a más

**Qué resuelve cada una**
- Excel o Google Sheets — Gratis y flexible; nadie controla quién cambió qué
- CRM — Prospectos y seguimiento de ventas; poco de compras y cobranza
- Monday u otro tablero — Tareas y tableros visuales; cobra por asiento
- ERP — Contabilidad, inventario y facturación; arranque largo
- A la medida — Tu proceso exacto; depende de quién lo construye

Ninguna es mala. El error caro es comprar la que resuelve un problema que no tienes.

## Test de 2 minutos

> Contesta sí o no:
> 1. ¿Más de 3 personas tocan el mismo archivo de cotizaciones o cobranza?
> 2. ¿Saber "cuánto nos deben" toma más de 10 minutos?
> 3. ¿Copias datos de un archivo a otro (costo → cotización → compra → factura)?
> 4. ¿Se te han perdido ventas por no dar seguimiento a tiempo?
> 5. ¿Tu contador sufre cada cierre de mes con inventario o facturas?

| Si contestaste sí a… | Lo que te conviene revisar |
|---|---|
| Ninguna o solo la 1 | Excel bien ordenado todavía alcanza |
| La 4, sobre todo | Un CRM |
| La 5 | Un ERP (o el sistema de tu contador) |
| La 2 y la 3 | Algo que conecte cotizar, comprar y cobrar |
| 3 o más | Ya no cabe en Excel |

## Lo que cuesta de verdad

- Por usuario — CRM y tableros: el precio crece con cada persona que entra
- Arranque — ERP: semanas o meses de implementación y capacitación
- Horas — Excel: gratis, pero alguien pasa horas copiando y cuadrando

Compara el costo al año con **todas las personas** que lo van a usar, no el precio de entrada.

## Las guías de esta sección

- [Cuándo dejar Excel](/blog/cuando-dejar-excel/): 7 señales de que ya no te alcanza.
- [CRM vs. ERP](/blog/crm-vs-erp/): qué hace cada uno, con una empresa de 20 personas.
- [WhatsApp Business API](/blog/whatsapp-business-api/): app o API, y qué cuesta cada mensaje.
- [Firma electrónica de documentos](/blog/firma-electronica/): cuándo vale y cómo firmar cotizaciones.
- [Organizar archivos en Google Drive](/blog/organizar-archivos-google-drive/): estructura lista para copiar.
- [Alternativas a Monday](/blog/alternativas-a-monday/): lo bueno, lo caro y cuándo cambiar.

**Así se ve cuando todo está en un lugar**
- Pregunta: ¿Qué cotizaciones de más de $200,000 siguen sin respuesta?
- Son **4** por **$1,126,500**. La de Constructora Arista vence el viernes y nadie le ha escrito en 9 días.

## Preguntas frecuentes

**¿Qué sistema conviene para una PyME?**
Depende de dónde se te pierde el dinero: un **CRM** si fallan los seguimientos de venta, un **ERP** si sufres con contabilidad e inventario, y algo que conecte cotizar, comprar y cobrar si ahí está el hueco.

**¿Cuánto cuesta un sistema para PyMEs?**
Depende del modelo: CRM y tableros cobran **por usuario**, un ERP suma **implementación y capacitación**, y Excel es gratis pero cuesta **horas** de copiar y cuadrar. Compara el costo al año con todas las personas que lo usarán.

**¿Es mejor Excel o un sistema para una PyME?**
Excel bien ordenado alcanza mientras pocas personas toquen el mismo archivo y no copies datos de uno a otro. Si saber cuánto te deben toma más de 10 minutos o se pierden seguimientos, ya conviene un sistema.

El sistema es el medio; lo que importa es el ciclo completo: [de la cotización al cobro](/blog/sistema-de-cotizaciones/).