# Del primer costo al último pago: cómo una PyME controla cotizaciones, compras y cobranza en un solo lugar

> Tu dinero no se pierde en un paso: se pierde entre pasos. El ciclo completo de una empresa que cotiza, en un solo diagrama.

Fuente: https://usetratto.com/blog/sistema-de-cotizaciones/ · Actualizado: 2026-10-13

- Una empresa que cotiza repite **6 pasos**: costear, validar, cotizar, dar seguimiento, entregar y cobrar.
- El dinero se pierde **entre** pasos, cuando cada uno vive en un archivo distinto.
- Si no sabes en 10 segundos **cuánto cotizaste** y **cuánto te deben**, tienes ese problema.

## El ciclo

**Lo que hace toda empresa que cotiza**
- Costear — Cuánto te cuesta
- Validar — Alguien revisa el margen
- Cotizar — Folio, vigencia, condiciones
- Seguir — Hasta un sí o un no
- Entregar — Comprar y entregar
- Cobrar — Hasta que entre el pago

## Dónde se pierde el dinero

**Una venta, hoy vs. en un solo lugar**
- Hoy: 7 archivos — En un solo expediente
- Costo en un Excel — Costo, cotización y compra juntos
- Cotización "final v3" en Word — Versiones con folio
- Seguimiento en el WhatsApp del vendedor — Cada cotización con siguiente paso
- OC en el correo de compras — Cobranza ligada a la venta
- Cobranza en la cabeza de alguien — Cualquiera ve en qué va

> **Prueba de 5 minutos:** toma una venta del mes pasado y busca su costo, la versión que firmó el cliente, la orden de compra y el pago. ¿Más de 3 archivos o 2 personas? Ahí se te va el dinero.

## Las 2 preguntas que lo dicen todo

- ¿Cuánto cotizamos? — esta semana, y cuánto sigue sin respuesta
- ¿Cuánto nos deben? — hoy, y cuánto ya está vencido

Si contestarlas tarda más de 10 segundos, la información existe pero está repartida.

- Para la primera: [cómo hacer una cotización](/blog/como-hacer-una-cotizacion/).
- Para la segunda: [cuentas por cobrar](/blog/cuentas-por-cobrar/).

**Así se ve cuando todo está en un lugar**
- Pregunta: ¿Cuánto nos deben hoy?
- Te deben **$1,284,300** en 17 facturas. **$312,000** ya están vencidos.

## Preguntas frecuentes

**¿Qué es un sistema de cotizaciones?**
Un sistema de cotizaciones es un solo lugar donde la empresa costea, cotiza, da seguimiento, compra y cobra cada venta. Su valor no es el PDF: es que costo, versiones, órdenes de compra y pagos queden en un mismo expediente.

**¿Sirve Excel como sistema de cotizaciones?**
Excel sirve al principio, pero cuando cada paso vive en un archivo distinto el dinero se pierde entre pasos. Si para revisar una venta necesitas más de 3 archivos o 2 personas, ya te quedó chico.

**¿Qué pasos sigue una empresa que cotiza?**
Son **6 pasos**: costear, validar el margen, cotizar, dar seguimiento, entregar y cobrar. Cada uno usa los datos del anterior.

**¿Cómo saber si mi empresa necesita un software para cotizar?**
Si no puedes contestar en 10 segundos **cuánto cotizaste esta semana** y **cuánto te deben hoy**, tienes la información repartida. Esa es la señal.