# Cómo organizar los archivos de tu empresa en Google Drive (estructura lista para copiar)

> Cómo organizar archivos en Google Drive para empresas: unidades compartidas, una carpeta por cliente y venta, nombres con fecha y folio.

Fuente: https://usetratto.com/blog/organizar-archivos-google-drive/ · Actualizado: 2026-10-13

- Usa **unidades compartidas**, no "Mi unidad": si alguien se va, los archivos se quedan.
- Una carpeta por **cliente** y, adentro, una por **venta con su folio**.
- Nombres con **fecha AAAA-MM-DD y folio**: se ordenan solos.

## Unidad compartida, no "Mi unidad"

- Mi unidad — Unidad compartida
- Los archivos son de quien los subió — Los archivos son de la empresa
- Si el empleado se va, hay que rescatarlos — Se quedan aunque se vaya
- Cada quien comparte carpetas a su manera — Permisos por equipo, en un solo lugar

Google Drive para empresas incluye unidades compartidas en todos los planes de Workspace, Business Starter incluido (con menos controles de permisos).

## La estructura

Crea estas carpetas de una vez. Cada línea es una ruta:

> 01 Clientes / Grupo Norte / COT-0412 Bodega Monterrey / 1 Cotización
> 01 Clientes / Grupo Norte / COT-0412 Bodega Monterrey / 2 Compras
> 01 Clientes / Grupo Norte / COT-0412 Bodega Monterrey / 3 Entrega y fotos
> 01 Clientes / Grupo Norte / COT-0412 Bodega Monterrey / 4 Facturas y pagos
> 01 Clientes / Grupo Norte / Contratos y datos fiscales
> 02 Proveedores / Aceros del Bajío / Listas de precios
> 02 Proveedores / Aceros del Bajío / Facturas
> 03 Administración / Contabilidad / 2026 / 10
> 03 Administración / Bancos
> 03 Administración / Legal
> 04 Plantillas / Cotización, orden de compra, contrato
> 99 Archivo / Clientes inactivos

La carpeta de la venta lleva el **folio de la cotización**: así cualquiera encuentra todo lo de esa venta sin preguntar.

## Nombres de archivo

- Así no — Así sí
- cotizacion final.pdf — 2026-10-13 COT-0412 v3 Grupo Norte.pdf
- factura.pdf — 2026-10-20 F-1234 Aceros del Bajío.pdf
- fotos obra — 2026-10-27 Entrega Bodega Monterrey

La fecha al inicio ordena todo cronológicamente; el folio conecta el archivo con la venta.

## Quién ve qué

**Carpetas compartidas por equipo**
- Unidad "Clientes" — Ventas, compras y administración: Administrador de contenido
- Unidad "Administración" — Solo administración y director
- Unidad "Plantillas" — Todos como Lector; solo uno edita

Pocas unidades, permisos por equipo y nunca compartas con correos personales.

Lo que se firma en línea también va aquí: ve cómo hacerlo con [firma electrónica de documentos](/blog/firma-electronica/). Si las carpetas ya no te alcanzan para saber en qué va cada venta, revisa [cuándo dejar Excel](/blog/cuando-dejar-excel/).

## Preguntas frecuentes

**¿Cuál es la diferencia entre Mi unidad y una unidad compartida en Google Drive?**
En **Mi unidad** los archivos son de quien los subió; en una **unidad compartida** son de la empresa y se quedan aunque el empleado se vaya. Además, los permisos se manejan por equipo en un solo lugar.

**¿Las unidades compartidas vienen en todos los planes de Google Workspace?**
Sí, todos los planes de Workspace las incluyen, Business Starter también, aunque ahí con menos controles de permisos.

**¿Cómo nombrar archivos para que se ordenen solos?**
Empieza con la fecha en formato **AAAA-MM-DD**, luego el folio y una descripción corta, por ejemplo "2026-10-13 COT-0412 v3 Grupo Norte.pdf". La fecha al inicio ordena cronológicamente y el folio liga el archivo con su venta.

**¿Cómo organizar las carpetas de una empresa en Google Drive?**
Una carpeta por **cliente** y, dentro, una por **venta con el folio de su cotización**, dividida en cotización, compras, entrega y facturas. Aparte van proveedores, administración, plantillas y archivo.

Parte de la guía [cómo elegir un sistema para PyMEs](/blog/sistema-para-pymes/).