# Orden de compra: qué debe llevar y por qué te protege con el proveedor

> Qué es una orden de compra, qué debe llevar y en qué momento se manda. Con condiciones listas para copiar a tu formato de orden de compra.

Fuente: https://usetratto.com/blog/orden-de-compra/ · Actualizado: 2026-10-13

- Una orden de compra es **tu versión por escrito** de lo que pactaste con el proveedor.
- Lleva **folio, precio, fecha de entrega y condiciones**; sin ella, manda la factura del proveedor.
- Recibes y pagas **contra la OC**, no contra lo que llegó.

## Qué es una orden de compra y qué lleva

**Una OC, de arriba a abajo**
- Folio — OC-0231, ligada a la venta COT-0412
- Proveedor — Razón social, RFC, contacto
- Partidas — Descripción, cantidad, unidad, precio
- Total — Subtotal + IVA, moneda
- Entrega — Fecha, lugar, quién recibe
- Condiciones — Pago, calidad, retrasos
- Autorizó — Nombre y fecha

Tu formato de orden de compra puede vivir en Excel o en Word. Lo que importa es el **folio** y que nadie compre sin uno.

## En qué momento entra

**Del "me interesa" al pago**
- Cotización del proveedor — Compárala con otras
- Autorización — Según el monto
- Orden de compra — Folio, precio y fecha
- Aceptación — "Recibida y aceptada" por escrito
- Recepción — Se cuenta contra la OC
- Factura — Debe citar la OC y coincidir

Antes de la OC: el [cuadro comparativo de proveedores](/blog/cuadro-comparativo-de-proveedores/) y la [autorización de compras](/blog/autorizacion-de-compras/). Después: el [control de facturas de proveedores](/blog/facturas-de-proveedores/).

## Condiciones para copiar

> CONDICIONES DE ESTA ORDEN DE COMPRA
> 1. Precios fijos en [moneda] mientras esta orden esté vigente. Cualquier cambio requiere una orden nueva.
> 2. Entrega el [fecha] en [dirección], de [hora] a [hora]. Recibe: [nombre].
> 3. La factura debe citar el folio [OC-0000] y coincidir en cantidades y precios. Las que no coincidan se devuelven.
> 4. Pago a [30] días a partir de la recepción completa y la factura correcta.
> 5. Material dañado o fuera de especificación se rechaza y se repone sin costo en [5] días hábiles.
> 6. Por cada día de retraso se descuenta [1]% del valor de la partida atrasada, hasta [10]%.
> 7. Para aceptar esta orden, responde "Recibida y aceptada".

Ajusta los corchetes a tu operación. En compras grandes, que tu abogado revise las penalizaciones.

## Sin OC vs. con OC

- Sin orden de compra — Con orden de compra
- "Me dijiste $1,800" — "No, era $1,950" — Precio escrito y aceptado
- Llega incompleto y pagas completo — Recibes contra la OC
- Facturas que nadie reconoce — Cada factura cita su OC
- No sabes cuánto compraste por venta — Cada OC ligada a su cotización

## Preguntas frecuentes

**¿Para qué sirve una orden de compra?**
Una orden de compra deja **por escrito** el precio, la cantidad y la fecha de entrega que pactaste con el proveedor. Sin ella, si hay diferencias, manda la factura del proveedor.

**¿Quién hace la orden de compra, el cliente o el proveedor?**
La hace **quien compra** y se la manda al proveedor, que la acepta por escrito. Después, la factura del proveedor debe citar el folio de esa OC.

**¿Qué diferencia hay entre una orden de compra y una factura?**
La **orden de compra** la haces tú para pedir; la **factura (CFDI)** la emite el proveedor para cobrarte. Antes de pagar, la factura debe coincidir con la OC y con lo que recibiste.

**¿Puedo hacer una orden de compra en Excel?**
Sí, tu formato de orden de compra puede vivir en Excel o en Word. Lo que importa es que cada una tenga **folio** y que nadie compre sin uno.

Para costear y comprar sin perder margen: [guía de costeo y compras](/blog/costeo-y-compras/).