# Administración de obra para constructoras pequeñas: estimaciones, compras y cobranza

> Del catálogo de conceptos al cobro: estimaciones de obra, anticipo, retenciones y reporte mensual para constructoras de 10 a 50 personas.

Fuente: https://usetratto.com/blog/estimaciones-de-obra/ · Actualizado: 2026-10-13

- Una obra se cobra **por estimaciones**: el avance de cada periodo, no el contrato entero.
- De cada estimación se descuentan **anticipo y retenciones**: lo que estimas no es lo que entra.
- La administración de obra falla **entre pasos**: catálogo, avance y cobranza en archivos distintos.

## El ciclo de una obra

**De la firma al último pago**
- Catálogo de conceptos — Precios unitarios = el contrato
- Anticipo — Dinero para arrancar, se descuenta después
- Generadores — Lo que se hizo, medido
- Estimación — El avance del mes, en pesos
- Retenciones — Fondo de garantía, deductivas, 5 al millar
- Reporte y cobro — El cliente revisa, autoriza y paga

Todo arranca en el [catálogo de conceptos](/blog/catalogo-de-conceptos/). Cada mes, los generadores se vuelven [una estimación de obra](/blog/como-hacer-una-estimacion-de-obra/), con su [amortización del anticipo](/blog/anticipo-y-amortizacion/) y sus [retenciones en obra](/blog/retenciones-en-obra/).

## Un contrato de ejemplo (lo usamos en toda la rama)

- $2,000,000 — contrato + IVA, 5 estimaciones mensuales
- $600,000 — anticipo del 30%
- 5% — fondo de garantía en cada estimación

Constructora Arista le construye una bodega a Grupo Norte. Las cifras cuadran en todas las guías de esta rama.

## Lo que estimas no es lo que entra

**Al terminar la obra, así se reparten los $2,000,000**
- Anticipo (cobrado al inicio): $600,000
- Estimaciones, ya sin anticipo ni fondo: $1,300,000
- Fondo de garantía (regresa al cerrar): $100,000

Si nadie lleva la cuenta, esos $100,000 se quedan en el cliente para siempre.

## Excel por obra vs. todo conectado

- Un Excel por obra — La obra en un solo lugar
- Catálogo en un archivo, estimaciones en otro — La estimación sale del catálogo
- Amortización calculada a mano — Se descuenta sola en cada estimación
- "¿Cuánto falta de anticipo?" — El saldo al momento
- Costos en otra hoja, o en ninguna — Gastado vs. avance por concepto

Por eso el [control de obra en Excel](/blog/control-de-obra/) se rompe a partir de la tercera obra, y el [reporte mensual de obra](/blog/reporte-mensual-de-obra/) se arma a las carreras el día 30.

- Pregunta: ¿Cuánto nos falta cobrar de la obra de Grupo Norte?
- Van 3 de 5 estimaciones: **$1,500,000** de avance (75%). La estimación 3 (**$390,000** + IVA) lleva 12 días sin pagar, falta amortizar **$150,000** de anticipo y hay **$75,000** en fondo de garantía.

## Preguntas frecuentes

**¿Qué es la administración de obra?**
Es llevar en orden el ciclo de una obra: catálogo de conceptos, anticipo, generadores, estimaciones, retenciones y cobro. Casi siempre falla **entre pasos**, cuando cada uno vive en un archivo distinto.

**¿Por qué una obra se cobra por estimaciones?**
Porque se cobra **el avance de cada periodo**, no el contrato entero. Cada estimación paga lo construido ese mes, menos anticipo y retenciones.

**¿Qué se descuenta de una estimación de obra?**
La **amortización del anticipo** y las **retenciones**: fondo de garantía, deductivas o 5 al millar. Por eso lo que estimas no es lo que entra al banco.

**¿Cuándo deja de servir un Excel por obra?**
A partir de la **tercera obra**. Con catálogo, estimaciones y costos en archivos distintos, la amortización se calcula a mano y nadie sabe cuánto falta de anticipo.

Una obra es una venta más grande y más lenta: [de la cotización al cobro](/blog/sistema-de-cotizaciones/).