# Qué es un CRM y qué es un ERP, explicado con una empresa de 20 personas

> Qué es un CRM, qué es un ERP, en qué se diferencian y cuándo conviene software a la medida. Con el ejemplo de una distribuidora de 20 personas.

Fuente: https://usetratto.com/blog/crm-vs-erp/ · Actualizado: 2026-10-13

- Si te preguntas qué es un CRM y qué es un ERP: el **CRM** es para **vender** y el **ERP** para **administrar**.
- **CRM** = prospectos, seguimiento, embudo. **ERP** = contabilidad, inventario, facturación.
- Muchas PyMEs que cotizan pierden el dinero **entre** los dos: de la cotización al cobro.

## Qué es un CRM y qué es un ERP

- CRM — Vender: prospectos, seguimiento, embudo
- ERP — Administrar: contabilidad, inventario, facturación

Un CRM (gestión de la relación con clientes) es un software para vender: registra prospectos, cotizaciones y seguimientos para que ninguna venta se olvide. Un ERP (planificación de recursos empresariales) es un software para administrar: contabilidad, inventario, compras y facturación en un solo sistema.

## CRM vs. ERP en una tabla

| | CRM | ERP | A la medida |
|---|---|---|---|
| Para qué | Que ninguna venta se olvide | Que los números cuadren | Tu proceso tal cual |
| Quién lo usa | Ventas | Administración y contador | Quien toque el proceso |
| Cómo cobra | Por usuario al mes | Licencias + implementación | Proyecto o renta mensual |
| Arranque | Días | Semanas o meses | Semanas |
| Riesgo | Ventas lo deja de usar | Se usa solo para facturar | Depender de quien lo hizo |

## Comercial del Valle, 20 personas

Distribuidora B2B: 6 vendedores, 2 en compras, 3 en administración, 8 en almacén y entrega, y el director.

**Una venta, paso por paso**
- Costea y cotiza — CRM: a medias · ERP: a medias
- Da seguimiento — CRM: sí · ERP: no
- Compra al proveedor — CRM: no · ERP: sí
- Entrega — CRM: no · ERP: sí, si llevas inventario
- Cobra — CRM: no · ERP: factura, pero el seguimiento es manual

Por eso tantas empresas terminan con un ERP para facturar, un CRM que nadie llena y Excel en medio.

## Cómo cobra cada uno

- Por usuario — CRM: si almacén y cobranza también entran, pagas 20 licencias
- Implementación — ERP: el costo grande es configurarlo y capacitar
- Renta fija — A la medida en renta: mismo precio con 5 o con 50 usuarios

El software a la medida sale más caro que un CRM para 5 personas, y puede salir más barato que 20 licencias. Haz la cuenta con tu equipo completo.

## Cuál elegir

**Según dónde te duele**
- Se te olvidan prospectos y seguimientos — CRM
- Tu contador sufre con inventario y facturas — ERP
- Lo que se pierde está entre cotizar y cobrar — A la medida o un tablero bien armado
- Son menos de 5 personas — Excel bien ordenado todavía alcanza

No son excluyentes: es normal tener un ERP para contabilidad y otra herramienta para la operación. Pregunta siempre si **los datos se pueden exportar**; si un día cambias, son tuyos.

Si aún dudas de que haga falta, revisa [cuándo dejar Excel](/blog/cuando-dejar-excel/); si ya usas un tablero, compara [alternativas a Monday](/blog/alternativas-a-monday/).

## Preguntas frecuentes

**¿Qué es un CRM?**
Es un software para **vender**: registra prospectos, seguimientos y el embudo para que ninguna venta se olvide. Lo usa el equipo de ventas y suele cobrar por usuario al mes.

**¿Qué es un ERP?**
Es un software para **administrar**: contabilidad, inventario, compras y facturación, para que los números cuadren. Lo usan administración y el contador, y el costo grande suele ser la implementación.

**¿Cuál es la diferencia entre un CRM y un ERP?**
El CRM sirve para vender (prospectos y seguimiento) y el ERP para administrar (contabilidad, inventario y facturación). Ninguno cubre bien el tramo de la cotización al cobro, donde muchas PyMEs pierden dinero.

**¿Cuándo conviene un software a la medida?**
Cuando lo que se pierde está entre cotizar y cobrar, o cuando pagarías muchas licencias por usuario: en renta, cuesta lo mismo con 5 que con 50 usuarios. Pide siempre que tus datos se puedan exportar.

**¿Qué es un CRM y para qué sirve en una PyME?**
Un CRM es un software para vender: guarda prospectos, cotizaciones y seguimientos de cada cliente. En una PyME sirve para que **ninguna cotización se quede sin seguimiento** y para ver el embudo de ventas en un solo lugar.

Vuelve a la guía completa: [cómo elegir un sistema para PyMEs](/blog/sistema-para-pymes/).