# Costear bien y comprar bien: la mitad de la utilidad se decide antes de cotizar

> Costeo y compras para PyMEs: cómo costear completo, comprar con orden de compra y pagar a proveedores sin que se te vaya el margen.

Fuente: https://usetratto.com/blog/costeo-y-compras/ · Actualizado: 2026-10-13

- Tu margen no se gana al cotizar: se gana **al costear y al comprar**.
- Un costo sin flete, mermas ni indirectos es un **descuento que nadie autorizó**.
- Cada compra necesita **comparativo, autorización y orden de compra**.

## Costeo y compras: a dónde se va la utilidad

**Una venta de $500,000 con 25% de margen: a dónde se fueron los $125,000**
- Utilidad que sí quedó: $55,000
- Flete que no se costeó: $22,000
- Mermas: $15,000
- Proveedor subió el precio (no había OC): $33,000

Cotizaste 25% y ganaste 11%. Nada se perdió en la negociación: se perdió **antes y después** de cotizar.

## Costear antes de cotizar

**El costo completo, en orden**
- Producto — Precio del proveedor, vigente
- Flete — Ida, maniobras, seguro
- Mermas — Lo que se rompe, sobra o se corta
- Indirectos — Renta, sueldos, luz, prorrateados
- Margen — Encima del costo completo, nunca antes

El paso a paso con un ejemplo: [cómo costear un producto](/blog/como-costear-un-producto/). Si vendes de catálogo, tu [lista de precios](/blog/lista-de-precios/) sale de esos mismos costos.

## Comprar con papel

**El control de compras de una PyME**
- Comparar — 3 cotizaciones de lo mismo
- Autorizar — Según el monto
- Ordenar — OC con folio, precio y fecha
- Recibir — Contra la OC
- Pagar — Factura = OC = lo que llegó

- Para elegir proveedor: [cuadro comparativo de proveedores](/blog/cuadro-comparativo-de-proveedores/).
- Para que no firme todo el director: [autorización de compras](/blog/autorizacion-de-compras/).
- Para amarrar precio y fecha: [orden de compra](/blog/orden-de-compra/).
- Para pagar sin sustos: [control de facturas de proveedores](/blog/facturas-de-proveedores/).

## Compras sueltas vs. ligadas a la venta

- Compras sueltas — Ligadas a la venta
- Costo en un Excel, OC en el correo — Costo, cotización y OC en un expediente
- "¿Quién autorizó esto?" — Cada compra con quien la aprobó
- Facturas en una carpeta — Cada factura contra su OC
- Margen real: nadie sabe — Margen real por venta

Los costos de una empresa que cotiza se controlan **por venta**, no por mes: así ves cuál te dejó dinero y cuál no.

- Pregunta: ¿Cómo vamos de margen en el pedido de Grupo Norte?
- Llevas **$412,300** comprados en 9 órdenes contra **$430,000** costeados. Margen real hoy: **24%**; cotizaste con 27%.

## Preguntas frecuentes

**¿Qué es costear en una empresa?**
Costear es calcular **cuánto te cuesta de verdad** lo que vas a vender: producto, flete, mermas e indirectos. El margen se aplica encima de ese costo completo, nunca antes.

**¿Cómo llevar el control de compras en una PyME?**
Cada compra pasa por **5 pasos**: comparar 3 cotizaciones, autorizar según el monto, emitir orden de compra, recibir contra la OC y pagar cuando factura, OC y mercancía coinciden.

**¿Por qué gano menos margen del que cotizo?**
Casi siempre por lo que pasa **antes y después** de cotizar: fletes y mermas que no se costearon, o un proveedor que subió el precio porque no había orden de compra. En el ejemplo, se cotizó con 25% y se ganó 11%.

**¿Cómo saber el margen real de cada venta?**
Liga cada compra a su venta y compara lo comprado contra lo que costeaste. Así los costos se controlan **por venta**, no por mes.

Esto es una parte del ciclo completo: [de la cotización al cobro](/blog/sistema-de-cotizaciones/).