# Control de costos de obra: ¿Excel, software de obra o algo a la medida?

> Cómo llevar el control de costos de obra: gastado vs. avance por concepto, rutina semanal y cuándo el control de obra en Excel ya no alcanza.

Fuente: https://usetratto.com/blog/control-de-obra/ · Actualizado: 2026-10-13

- Controlar una obra es comparar **lo gastado contra lo avanzado**, concepto por concepto.
- El control de obra en Excel funciona con **1 o 2 obras**; con 4 ya nadie sabe cuál archivo es el bueno.
- Elige herramienta por **la pregunta que haces cada semana**, no por la lista de funciones.

## La pregunta que importa

- 75% — avance de la bodega ($1,500,000 de $2,000,000)
- $1,310,000 — gastado a la fecha
- +$80,000 — arriba de lo presupuestado para ese avance

El costo presupuestado era $1,640,000: a 75%, deberías llevar $1,230,000. De los $360,000 de utilidad planeada, ya se fueron $80,000. Ese presupuesto sale del [catálogo de conceptos](/blog/catalogo-de-conceptos/).

## Dónde se fue el dinero

**Desviación por concepto (gastado − presupuestado al avance)**
- Acero de refuerzo: $48,000
- Concreto en zapatas: $22,000
- Muro de block: $10,000

Sin el gasto por concepto, solo sabes que "la obra salió cara". Con él, sabes que fue el acero y puedes renegociar o ajustar el resto.

## La rutina semanal

**30 minutos por obra**
- Lunes — Facturas de proveedores capturadas por obra y concepto
- Miércoles — Avance de campo: generadores de la semana
- Viernes — Gastado vs. avance; alerta si un concepto pasa de 5%
- Fin de mes — Estimación y reporte al cliente

## Excel, software de obra o a la medida

| | Excel | Software de obra | A la medida |
|---|---|---|---|
| Sirve para | 1–2 obras | Constructoras grandes, precios unitarios a detalle | 3–15 obras con tu forma de trabajar |
| Falla en | Versiones, fórmulas rotas | Nadie lo usa en campo | Si no defines bien qué quieres |
| Pregunta "¿cómo vamos?" | Alguien arma el archivo | Un reporte de 20 páginas | La respuesta al momento |

Un software de control de obra completo es mucho para 15 personas. Excel es poco para 5 obras. Cuando costo, avance y cobro viven en un solo lugar, el [reporte mensual de obra](/blog/reporte-mensual-de-obra/) sale solo.

- Pregunta: ¿Cómo vamos de costo en la bodega de Grupo Norte?
- 75% de avance con **$1,310,000** gastados: **$80,000 arriba** del presupuesto. El acero explica **$48,000**.

## Preguntas frecuentes

**¿Cómo se lleva el control de costos de una obra?**
Comparando **lo gastado contra lo avanzado**, concepto por concepto, cada semana. Si a 75% de avance ya gastaste más del 75% del costo presupuestado, se te está yendo la utilidad.

**¿Qué software de control de obra conviene a una constructora pequeña?**
Excel alcanza para **1 o 2 obras**, y un software de obra completo suele ser mucho para 15 personas. Elige por la pregunta que haces cada semana, no por la lista de funciones.

**¿Cómo saber en qué concepto se pasó el costo de una obra?**
Captura cada factura de proveedor **por obra y por concepto** y compárala contra lo presupuestado al avance. Pon alerta cuando un concepto se desvíe más de 5%.

**¿Cada cuánto revisar los costos de una obra?**
**Cada semana**, unos 30 minutos por obra: facturas el lunes, avance de campo el miércoles y gastado vs. avance el viernes.

Vuelve a la guía completa de [estimaciones de obra](/blog/estimaciones-de-obra/).