# Quién autoriza qué: un flujo de aprobación de compras para una empresa de 10 a 50 personas

> Un flujo de autorización de compras para empresas de 10 a 50 personas: matriz de montos, quién aprueba cada nivel y qué hacer con las urgencias.

Fuente: https://usetratto.com/blog/autorizacion-de-compras/ · Actualizado: 2026-10-13

- Si el director firma **todo**, frena la operación; si **nadie** firma, se vacía la caja.
- Usa una **matriz de montos**: a más dinero, más arriba se autoriza.
- Toda compra autorizada sale con **orden de compra**; sin OC, no se paga.

## Quién autoriza las compras: la matriz

**Quién autoriza, según el monto (sin IVA)**
- Hasta $5,000 — Quien compra, dentro del costeo de la venta
- $5,001 – $50,000 — Jefe de compras o de área
- $50,001 – $250,000 — Director de operaciones
- Más de $250,000 — Director general
- Fuera de presupuesto — Director general, sin importar el monto

Ajusta los montos a tu tamaño. Una buena señal: el primer nivel resuelve solo la mayoría de las compras del día a día.

## El flujo de aprobación

**De la solicitud al pago**
- Solicitud — Qué, cuánto y para qué venta
- Comparativo — 3 cotizaciones si pasa de $50,000
- Autorización — Según la matriz
- Orden de compra — Con folio y nombre de quien autorizó
- Pago — Solo contra OC autorizada

El comparativo se arma con un [cuadro comparativo de proveedores](/blog/cuadro-comparativo-de-proveedores/); la autorización queda escrita en la [orden de compra](/blog/orden-de-compra/).

## Control interno de compras: lo que evita problemas

- Así no — Así sí
- "Lo autorizó por WhatsApp, creo" — Autorización con nombre y fecha
- Partir una compra en 3 para no pedir firma — Se suma por proveedor y venta
- Quien autoriza también paga — Quien autoriza no es quien paga
- Urgencia = sin control — Urgencia: se compra y se autoriza en 24 h

## Política lista para copiar

> POLÍTICA DE AUTORIZACIÓN DE COMPRAS — [Empresa]
> 1. Ninguna compra se hace sin orden de compra con folio.
> 2. Montos sin IVA: hasta $[5,000] autoriza [puesto]; hasta $[50,000], [puesto]; hasta $[250,000], [puesto]; más de eso, Dirección General.
> 3. Compras de más de $[50,000] llevan cuadro comparativo con al menos 3 cotizaciones.
> 4. No se permite dividir una compra para quedar en un nivel menor.
> 5. Quien autoriza una compra no puede ser quien la paga.
> 6. Urgencias: se compra con aviso por escrito y se regulariza en 24 horas.
> 7. Tesorería solo paga facturas ligadas a una OC autorizada.

- Pregunta: ¿Qué compras están esperando mi firma?
- 3 órdenes por **$318,400**. La mayor: **OC-0244**, $212,000 de acero para Constructora Arista, con comparativo de 3 proveedores.

## Preguntas frecuentes

**¿Quién debe aprobar las compras en una empresa pequeña?**
Depende del monto: con una **matriz de montos**, quien compra autoriza lo chico y el director general solo lo grande o lo que está fuera de presupuesto. Así el director no frena la operación firmando todo.

**¿Qué es una matriz de autorización de compras?**
Es una tabla que dice **quién aprueba según el monto** de la compra, sin IVA. Por ejemplo: hasta $5,000 quien compra, hasta $50,000 el jefe de área, hasta $250,000 operaciones y más arriba el director general.

**¿Qué hacer con una compra urgente sin autorización?**
Se compra con **aviso por escrito** y se regulariza en 24 horas. La urgencia no elimina el control, solo lo pospone un día.

**¿Por qué quien autoriza una compra no debe pagarla?**
Porque si la misma persona aprueba y paga, **nadie revisa** la compra. Por la misma razón no se permite partir una compra en varias para no pedir firma.

Para costear y comprar sin perder margen: [guía de costeo y compras](/blog/costeo-y-compras/).